Digitaal en papierloos werken, hoe gaat dat in de praktijk?

Dinsdag 23 maart 2021 was de derde ochtendsessie van een reeks georganiseerd vanuit het programma BRAINR (een initiatief van BuildinG, Bouwend Nederland en partners). Bouwend Nederland – afdeling Friesland nodigde samen met Bowinn de deelnemers uit om de ochtend goed te beginnen met een gesprek over digitalisering.

Bij de start van het programma werd er een introductie gegeven over het programma BRAINR: lerend netwerk voor intelligente bouw. Er is een toenemende noodzaak voor de bouw en infrasector om te innoveren, gezien de maatschappelijke opgaves. Digitalisering speelt daarbij een cruciale rol om innovaties te versnellen. Als we nu niet proactief aandacht geven aan deze snelle ontwikkelingen en mogelijkheden, is er weinig tot geen grip op hoe we digitalisering willen en kunnen gaan toepassen. Daarbij komt het risico dat door de veranderingen die nu al plaatsvinden, de huidige bedrijven in de sector niet tijdig mee kunnen komen en dus niet toekomstbestendig zijn.

Bowinn ondersteunt het initiatief van BRAINR, en is in 2016 gestart met een club van enthousiaste ondernemers en praktijkorganisaties in een bouwcampus in Dokkum. Ze hebben als doel om onderwijs en praktijk dichter bij elkaar te brengen. Hiervoor hebben ze een proeftuin voor projecten rondom circulariteit en industrialisering met o.a. klimaatkamers waar innovatieve oplossingen getest kunnen worden.

Een kijkje in de keuken bij bouwbedrijf de Vries uit Leeuwarden
Bij De Vries werken ze 15 jaar met software van Centric, en daar zijn ze heel tevreden over. Ze zijn bewust geen koploper op het gebied van digitalisering, maar hebben de afgelopen jaren al flink wat stappen gezet. Mede-eigenaar Stephan Zuiderbaan vertelt openhartig over hoe ze de software toepassen, wat dit hun oplevert en laat het systeem live zien. Het systeem kan koppelen met diverse andere systemen, zorgt voor een efficiënte werkwijze en reduceert fouten. Ook de medewerkers zijn uitgerust met een tablet waar ze hun werkzaamheden en gebruikte materialen in kunnen voeren.

We spraken over hoe je het beste stappen in digitalisering kunt zetten, Stephan zijn advies is “om simpel te beginnen, bijvoorbeeld met de projectadministratie”. Vanuit daar kun je ook de facturatie en urenregistratie digitaliseren, maar het is aan jezelf welke modules je graag wilt gebruiken. De transitie naar papierloos werken gaat niet zonder tegenslag, en voor medewerkers is het lastig om deze transitie te omarmen. Maar vrijwel alle medewerkers zijn na verloop van tijd tevreden, “gun het proces tijd en blijf proberen wat wel en niet werkt” is het advies van Stephan.

De mogelijkheden van Exact Bouw7
Remco van der Heide presenteerde ons de mogelijkheden van de cloudbased software Exact Bouw7. Dat de software cloudbased is, geeft waarschijnlijk meteen het grootste verschil aan met de eerder besproken software van Centric. Bouw7 heeft de ambitie om de bouwwereld volledig papierloos te laten werken. “Wanneer meer en meer data is ingevoerd kun je gaan werken met voorspellende rapportages en gaat de data voor je werken. Het werk wordt efficiënter en daardoor aantrekkelijker voor je personeel”.

Vooraf inventariseren in welke fase je bedrijf zich bevindt is nuttig om te bepalen welke mate van digitalisering passend is. Het is geen quick win, maar het heeft tijd nodig om een systeem goed te integreren. Dat dit op de lange termijn vele voordelen oplevert mag duidelijk zijn.

De drempel wordt als hoog ervaren om daadwerkelijk te gaan digitaliseren
In gesprek met de deelnemers zijn de redenen om nog niet aan de slag te gaan met digitaliseren divers. Het ene bedrijf voelt de noodzaak nog niet zo, terwijl bij een ander bedrijf de leeftijd van het personeel als een belemmering wordt ervaren. Ook is het lastig om een goede keuze te maken voor welk softwarepakket je kiest, dit vergt een tijdsinvestering en helaas is er vaak geen tijd over om dit gedegen uit te zoeken. Er werd geopperd of het misschien een idee is om extern iemand in te schakelen met tijd voor én verstand van automatisering, eventueel alleen voor een periode. Dit idee werd zeker omarmd.

Daarnaast spraken we kort over welke rol opdrachtgevers en toeleveranciers spelen in deze digitaliseringsslag. Tot nu toe wordt er weinig gevraagd vanuit omliggende partijen om te digitaliseren, minder dan verwacht is de hele keten actief bezig om hierin stappen te zetten. Dit wil niet zeggen dat er om die reden zelf geen actie ondernomen hoeft te worden, maar het werkt niet stimulerend.

Tot slot concluderen we dat er behoefte is aan meer informatie over mogelijke softwarepakketten. Deze informatie door een dergelijke bijeenkomst is zeer nuttig, ook is het prettig om e.e.a. na te kunnen lezen. Afsluitend geeft Jan Haakma van QOP aan dat er ook vanuit de Regio Deal Noord- en Oost-Friesland mogelijkheden zijn om projecten te starten met subsidie, passend bij de versnellingsagenda. De versnellingsagenda richt zich op drie transities: de energietransitie, de grondstoffentransitie en de woningtransitie. Digitaliseringstrajecten kunnen goed aansluiten bij deze drie transities, waardoor het stukje financiële tegemoetkoming kan helpen om actief aan de slag te gaan.